Quality Assurance

Quote

Quality assurance, or QA for short, refers to planned and systematic production processes that provide confidence in a product's suitability for its intended purpose. It is a set of activities intended to ensure that products (goods and/or services) satisfy customer requirements in a systematic, reliable fashion. QA cannot absolutely guarantee the production of quality products, unfortunately, but makes this more likely.

Two key principles characterise QA: "fit for purpose" (the product should be suitable for the intended purpose) and "right first time" (mistakes should be eliminated). QA includes regulation of the quality of raw materials, assemblies, products and components; services related to production; and management, production and inspection processes.

It is important to realize also that quality is determined by the intended users, clients or customers, not by society in general: it is not the same as 'expensive' or 'high quality'. Even lowly bottom-of-the-range goods can be considered quality items if they meet a market need.

Source : Wikipedia

Quality Assurance ( Pemeriksaan Kualiti )

• Penilaian yang dijalankan ke atas sesuatu output
• Untuk tentukan sama ada output berkenaan telah menepati standard- standard kualiti yang ditetapkan
• Output yang menepati standard kualiti akan diterima
• Output yang tidak menepati standard, iaitu defects akan diperbaiki atau dibuang.
• Merupakan satu langkah quality assurance bagi menjamin setiap output yang dihasilkan oleh sesebuah agensi sentiasa berkualiti.
  

Contoh kes
Dulu, pemeriksaan kualiti biasa dijalankan di langkah terakhir dalam proses pengeluaran sesuatu output. Buku yang dicetak hanya diperiksa kualitinya selepas dijilid. Buku yang cacat kerana mempunyai muka surat kosong, cetakan yang pudar dan susunan muka surat yang salah akan dipulangkan ke bahagian tertentu untuk diperbaiki atau dibuang. Oleh kerana kerja-kerja ulangan dan pembaziran seperti ini, kos operasi sesebuah agensi akan meningkat.


Menyedari hakikat bahawa proses penghasilan sesuatu output libatkan beberapa langkah, maka perjalanan setiap langkah tersebut perlu diawasi dengan teliti. Sekiranya daripada pemeriksaan itu kecacatan output dapat dikesan di mana-mana langkah, tindakan pembaikan dapat dilakukan dengan serta merta kepada langkah yang berkenaan. Melalui tindakan seperti ini, sesebuah agensi akan dapat kesan masalah kualiti dengan lebih awal sebelum masalah jadi lebih serius lagi. Tindakan awal ini akan dapat elak organisasi tanggung kos operasi tambahan yang berpunca daripada penghasilan output yang tidak menepati standard-standard kualiti.

Tujuan sistem pemeriksaan kualiti

Untuk tentukan setiap output yang dihasilkan menepati standard- standard kualiti yang ditetapkan.

Untuk wujudkan suatu sistem pemeriksaan kualiti yang berkesan organisasi perlu ambil 4 tindakan seperti berikut:

1. Kenalpasti langkah yang terlibat dalam proses penghasilan output utamanya.
   • Langkah hendaklah ditunjukkan dalam bentuk carta aliran kerja.
   • Langkah yg dianggap kritikal dan harus diperiksa perlu ditandakan dalam carta aliran kerja ini.
   • Carta aliran kerja ini perlu dipamerkan di tempat di mana output itu dikeluarkan.
   • Sebagai contoh, proses buat keputusan ke atas permohonan pelan bangunan oleh Majlis Perbandaran Petaling Jaya melibatkan 15 langkah.
   • Langkah-langkah adalah seperti pendaftaran pelan bangunan, perkiraan bayaran pelan, rujukan pelan-pelan bangunan kepada jabatan-jabatan tertentu dan pembuatan keputusan.
   • Justeru itu, penting bagi Majlis Perbandaran Petaling Jaya sediakan carta aliran kerja dan kenalpasti langkah-langkah yang kritikal.

2. Tentukan standard kualiti bagi langkah-langkah kritikal yang dikenalpasti.
   • Sekiranya boleh, contoh output yang berkualiti perlu ditunjukkan dalam bentuk gambar atau output sebenar untuk dijadikan panduan bagi pekerja-pekerja.
   • Sebagai contoh, Jabatan Pendaftaran Negara boleh pamerkan gambar IC yang telah diisi dengan betul.
   • Majlis Perbandaran Petaling Jaya boleh sedia dan sebarkan senarai semakan kepada setiap kerani yang bertanggungjawab untuk terima pelan bangunan.
     
   • Senarai semakan (checklist) ini akan mengandungi perkara yang perlu disemak oleh kerani sebelum terima permohonan pelan bangunan.

3. Jalankan pemeriksaan ke atas langkah yang kritikal untuk kenalpasti standard kualiti yang tidak dicapai.
   • Jalankan pemeriksaan ke atas langkah yang kritikal untuk kenalpasti standard kualiti yang tidak dicapai.
   • Apabila standard kualiti tidak dicapai, ia merupakan suatu 'defect' atau kelemahan yang patut diatasi. Perlu supaya suatu sistem diwujudkan bagi kesan dan ukur pencapaian standard-kualiti yang ditetapkan di tiap-tiap langkah yang kritikal itu.

4. Wujudkan pasukan kerja untuk atasi 'defect' atau masalah yang dikenalpasti
   • Selepas kenalpasti sesuatu masalah, organisasi hendaklah tubuhkan satu pasukan kerja untuk kaji dan atasinya.
   • Pasukan kerja tersebut boleh selesaikan sesuatu masalah yang dikenalpasti itu dengan ambil tindakan berikut:
     • Kenalpasti sebab-sebab timbulnya masalah yang dikenalpasti itu;
     • Menilai beberapa alternatif bagi selesaikan masalah yang dikenalpasti;
     • Pilih alternatif penyelesaian yang paling sesuai dan rangka tindakan pembetulan yang patut diambil untuk atasi masalah itu;
     • Laksanakan tindakan pembetulan;
     • Kesan dan ukur kesan tindakan pembetulan yang telah diambil untuk atasi masalah yang telah dikenalpasti.

Pemeriksaan kualiti boleh dilakukan di mana sahaja dalam proses penghasilan sesuatu output, iaitu bermula dari peringkat permulaan sesuatu kerja sehinggalah output akhir sedia untuk diserahkan kepada pengguna. Lazimnya pemeriksaan kualiti boleh dijalankan di 3 peringkat seperti berikut:

1. Pemeriksaan kualiti ke atas input yang diterima oleh sesebuah agensi;
2. Pemeriksaan kualiti ke atas proses penghasilan sesuatu output;
3. Pemeriksaan kualiti ke atas output yang dihasilkan

1. Pemeriksaan Kualiti Ke Atas Input Yang Diterima Oleh Sesebuah Agensi (Incoming Inspection)
   1. • Pemeriksaan kualiti ini dijalankan ke atas input yang diterima oleh organisasi.
      • Input yang dimaksudkan ini meliputi bahan-bahan seperti kertas dan pen, alat-alat kelengkapan seperti mesin-mesin pejabat dan komputer dan tenaga pekerja.
      • Kualiti tenaga manusia boleh dinilai dari segi sama ada mereka mempunyai kelayakan, pengalaman dan sikap yang sesuai dengan kehendak tugas-tugas yang perlu dijalankan.
      • Tujuan pemeriksaan kualiti di peringkat ini adalah untuk cegah input yang tidak berkualiti memasuki proses pengeluaran sesuatu output.
      • Ini adalah kerana penerimaan dan seterusnya penggunaan input yang tidak berkualiti akan mengancam standard kualiti output yang dihasilkan.
      • Contoh borang yang boleh digunakan oleh sesebuah agensi untuk memeriksa sebuah kereta yang diterima sebagai inputnya adalah seperti di Lampiran L.

   2. Pemeriksaan Kualiti Ke Atas Proses Penghasilan Sesuatu Output (Process Inspection)
      • Pemeriksaan kualiti ini dijalankan ke atas langkah- langkah yang terlibat dalam penghasilan sesuatu output.
      • Tujuan pemeriksaan kualiti di peringkat ini adalah untuk cegah penghasilan output yang cacat.
      • Contoh borang yang boleh digunakan bagi pemeriksaan proses pengeluaran cek tuntutan perjalanan adalah seperti di Lampiran M.

   3. Pemeriksaan Kualiti Ke Atas Output Terakhir (Final Inspection)
      • Pemeriksaan kualiti ini dibuat ke atas output terakhir (final output) yang dihasilkan.
      • Tujuannya ialah untuk cegah output yang tidak berkualiti diberikan kepada pelanggan di luar organisasi.
      • Contoh borang yang boleh digunakan untuk jalankan pemeriksaan ke atas output terakhir adalah seperti di Lampiran N dan Lampiran O.

KAEDAH PEMERIKSAAN

• Pemeriksaan kualiti boleh dilakukan ke atas sebahagian barangan / perkhidmatan (sample) atau semuanya.
• Pemeriksaan kualiti juga boleh dilaksanakan melalui pemerhatian (observation) di mana output dibandingkan dengan standard- standard yang telah ditetapkan atau melalui penggunaan mesin-mesin khas.
• Cara periksa kualiti yang digunakan oleh sesebuah agensi bergantung kepada output yang dikeluarkan.

PIHAK YANG MELAKUKAN PEMERIKSAAN KUALITI

• Lazimnya pemeriksaan kualiti adalah dianggap sebagai tanggungjawab penyelia.
• Pekerja-pekerja anggap diri mereka sebagai operator yang bertanggungjawab untuk hasilkan sesuatu output tanpa hiraukan persoalan kualiti.
• Walau bagaimanapun, bagi organisasi yang ingin hasilkan output yang berkualiti, pemeriksaan kualiti hendaklah dilihat sebagai tanggungjawab bersama penyelia dan pekerja-pekerja.
• Adalah menjadi tanggungjawab setiap pekerja yang awasi sesuatu langkah untuk periksa dan tentukan output yang dihasilkan olehnya tepati standard-standard kualiti output yang ditetapkan untuk langkah tersebut.
• Hanya output yang berkualiti sahaja akan disampaikan untuk langkah seterusnya.
• Sekiranya pekerja bagi sesuatu langkah itu telah hasilkan output yang cacat, maka adalah jadi tanggungjawab untuk ambil tindakan pembetulan serta merta untuk perbaiki segala kecacatan yang telah timbul.
• Walau bagaimanapun pengurus pengurus/ penyelia-penyelia masih lagi perlu jalankan pemeriksaan kualiti.

KESIMPULAN

• Dengan wujudkan satu sistem pemeriksaan kualiti, organisasi dapat tentukan semua output yang dihasilkan adalah berkualiti.
• Sistem ini bolehkan tindakan serta merta diambil apabila timbulnya sesuatu masalah di dalam mana-mana langkah penghasilan sesuatu output.
• Melalui sistem ini sesuatu masalah dapat dikawal pada peringkat awal sebelum ia merebak kepada langkah-langkah lain.

DOWNLOAD

1. Lampiran L
2. Lampiran M
3. Lampiran N
4. Lampiran O

sumber:

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 4 TAHUN 1991 - GARIS PANDUAN MENGENAI STRATEGI-STRATEGI PENINGKATAN KUALITI DALAM PERKHIDMATAN AWAM (1 APRIL 1991)