Istilah Perkhidmatan Awam ( Pentadbiran & Kewangan )

Faharasat Fail	Sistem Doket yang menggunakan abjad atau nombor untuk kemudahan rujukan dan pengesanan fail.
Fail Meja (FM)	Fail Meja adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/jawatan. Antara lain ianya mengandungi cara Jabatan/Pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. FM adalah panduan terperinci mengenai senarai tugas yang dijalankan oleh seseorang individu tersebut setiap hari.
Inventori Rekod	Inventori rekod ialah satu borang terperinci mengenai siri-siri rekod yang diwujudkan oleh Jabatan. Dalam inventori dicatat deskripsi lengkap dan ciri-ciri penting mengenai setiap siri rekod. Inventori dibuat dengan tujuan utama untuk mengenali dengan tepat sesuatu siri rekod supaya tindakan pemisahan di masa akan datang ke atas siri rekod tersebut akan dapat dilakukan dengan sistematik.
Jadual Pemisahan Rekod	Satu jadual yang menunjukkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesuatu Jabatan sebelum dipisahkan untuk dimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negara. Ia mengandungi maklumat ringkas mengenai isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pemisahan yang akan diambil selepas tempoh simpanannya dipatuhi.
Jawatan Keselamatan Berjadual	Satu jawatan yang melibatkan pemegangnya sentiasa melihat atau mengurus perkara atau maklumat atau bahan Rahsia Besar atau Rahsia.
Kawasan Terperingkat	Kawasan-kawasan premis atau sebahagian dari premis di mana perkara-perkara terperingkat disimpan atau diuruskan atau di mana kerja terperingkat dijalankan.
Manual Prosedur Kerja (MPK)	Sebuah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/Pejabat yang mengandungi fungsi dan objektif, prosedur-prosedur yang jelas serta anggota yang bertanggungjawab bagi melaksanakan setiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. MPK menjelaskan secara sistematik susunan cara bekerja
Kepala Tajuk	Perkara utama bagi sesuatu tajuk surat untuk menentukan nombor kod yang bersesuaian semasa membuka fail.
MS ISO 9000 JPA	Satu standard bertulis yang menetapkan dan menyenaraikan elemen-elemen asas yang perlu ada dalam Sistem Kualiti sesebuah organisasi yang memastikan perkhidmatan yang diberikan dapat memenuhi kehendak pelanggan.
Pas Keselamatan Kerajaan	Termasuk pegawai yang dilantik sebagai Pegawai Keselamatan Kerajaan atau mana-mana yang berkhidmat sebagai Pegawai Keselamatan Kerajaan atau pegawai yang menjalankan tugas sebagai Pegawai Keselamatan Kerajaan.
Pas Keselamatan Pelawat	Pas keselamatan yang dikeluarkan untuk seseorang yang melawat ke sesuatu Kawasan Larangan atau Tempat Larangan.
Pas Keselamatan Sementara	Pas keselamatan yang dikeluarkan kepada seseorang yang tidak bertugas tetap tetapi dikehendaki selalu berurusan rasmi ke sesuatu Kawasan Larangan atau Tempat Larangan.
Pas Keselamatan Tetap	Pas keselamatan yang dikeluarkan kepada seseorang yang bertugas secara tetap di dalam sesuatu Kawasan Larangan atau Tempat Larangan.
Pegawai Pengawal	Pegawai perakaunan yang tertentu yang diberi tugas menjaga pada amnya wang diperuntukkan di bawah Maksud Anggaran. Semua Pegawai Pengawal Persekutuan dilantik oleh Menteri Kewangan dan semua Pegawai Pengawal Negeri dilantik oleh Menteri Besar atau Ketua Menteri.
Pendaftaran Rahsia	Satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen-dokumen tersebut supaya ianya diuruskan secara berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat. Ia hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia.
Pengurusan Kualiti Menyeluruh (Total Quality Management TQM)	TQM adalah satu proses pengurusan kualiti yang berorientasikan pelanggan, berjalan secara berterusan dan melibatkan semua aspek dalam organisasi. Prosedur ini bertujuan membawa perubahan yang menyeluruh ke arah melahirkan budaya organisasi yang cemerlang.
Peti Keselamatan	Peti keselamatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau bahan-bahan terperingkat sama ada secara tetap atau sementara.
Piagam Pelanggan	Satu komitmen bertulis Jabatan/Agensi Kerajaan terhadap pelanggan termasuk stakeholder. Ia merupakan satu jaminan Jabatan/Agensi Kerajaan untuk menyampaikan keluaran atau perkhidmatan mengikut standard kualiti yang ditetapkan.
Rahsia	Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Rahsia.
Rahsia Besar	Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar.
Rahsia Rasmi	Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai 'Rahsia Besar', 'Rahsia', 'Sulit' atau 'Terhad' mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah Seksyen 2B.
Rekod Awam	Rekod Awam ialah kertas, dokumen, buku daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, pita rakaman, alat perakam bunyi yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam dalam menjalankan kegiatannya atau dikeluarkan oleh pegawai atau kakitangan dalam tugas rasminya.
Rekod 'Functional'	Rekod mengenai tugas dan tanggungjawab khas sesuatu Jabatan yang mencerminkan aktiviti-aktiviti asas Jabatan.
Rekod 'Housekeeping'	Rekod mengenai hal pentadbiran am, perkhidmatan kakitangan, bangunan dan harta, kewangan, peralatan sesuatu Jabatan.
Sulit	Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit.
Rekod Keputusan Tapisan Keselamatan	Ketua-ketua Jabatan hendaklah menentukan semula keputusan tapisan keselamatan dicatatkan ke dalam Buku Perkhidmatan tiap-tiap penjawat awam, keputusan terhadap penjawat awam yang tidak mempunyai catatan buruk hendaklah direkodkan 'Tiada apa-apa yang buruk diketahui setakat ini' atau 'Rujukan kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat untuk penerangan lanjut' ke atas mereka yang mempunyai catatan buruk. Semua rekod keputusan hendaklah mengandungi rujukan serta tarikh surat keputusan tapisan keselamatan yang diperolehi dari Pejabat Ketua Keselamatan Kerajaan.
Sambungan Kulit Fail	Fail baru yang dibuka dalam siri yang sama bagi menggantikan fail lama yang ditutup.
Tapisan Keselamatan Halus	Proses yang teliti digunakan bagi menapis penjawat-penjawat awam yang sentiasa dikehendaki melihat perkara-perkara terperingkat Rahsia atau Rahsia Besar
Tapisan Keselamatan  Kasar	Proses yang asas digunakan bagi menapis penjawat-penjawat awam yang dikehendaki melihat perkara terperingkat setakat peringkat Sulit.
Terhad	Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad.
Tuntutan Perjalanan	Tuntutan yang dibuat oleh seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di luar kawasan ibu pejabat berdasarkan kepada kelas atau sukatan silinder kenderaan.